Как защитить паролем документы и PDF-файлы с помощью Microsoft Office

Microsoft Office позволяет шифровать документы Office и файлы PDF, позволяя никому даже не просматривать файл, если у них нет пароля. В современных версиях Office используется безопасное шифрование, на которое можно положиться, если установлен надежный пароль.

Приведенные ниже инструкции применимы к Microsoft Word, PowerPoint, Excel и Access 2016, но процесс должен быть аналогичным в других последних версиях Office.

Насколько надежна защита паролем Microsoft Office?

Функции защиты паролем Microsoft Office в прошлом получили плохую репутацию. От Office 95 до Office 2003 схема шифрования была очень слабой. Если у вас есть документ, защищенный паролем с помощью Office 2003 или более ранней версии, пароль можно легко и быстро обойти с помощью широко доступного программного обеспечения для взлома паролей.

В Office 2007 Microsoft стала более серьезно относиться к безопасности. Office 2007 перешел на расширенный стандарт шифрования (AES) со 128-битным ключом. Это широко считается безопасным и означает, что Office теперь использует настоящее надежное шифрование для защиты ваших документов при установке пароля. Мы протестировали функцию шифрования PDF и обнаружили, что она также использует 128-битное шифрование AES в Office 2016.

СВЯЗАННЫЕ: Что такое шифрование и почему люди его боятся?

Вам нужно остерегаться двух важных вещей. Во-первых, безопасны только пароли, которые полностью зашифровывают документ. Office также позволяет установить пароль для «Ограничения редактирования» файла - теоретически, позволяя людям просматривать файл, но не редактировать его без пароля. Этот тип пароля можно легко взломать и удалить, что позволяет редактировать файл.

Кроме того, шифрование Office работает хорошо, только если вы сохраняете документы в современных форматах, таких как .docx. Если вы сохраняете документы в более старых форматах, таких как .doc, которые совместимы с Office 2003 и более ранними версиями, Office будет использовать более старую, небезопасную версию шифрования.

Но пока вы сохраняете файлы в современных форматах Office и используете параметр «Зашифровать паролем» вместо параметра «Ограничить редактирование», ваши документы должны быть в безопасности.

Как защитить паролем офисный документ

Чтобы защитить паролем документ Office, сначала откройте его в Word, Excel, PowerPoint или Access. Щелкните меню «Файл» в верхнем левом углу экрана. На панели «Информация» нажмите кнопку «Защитить документ» и выберите «Зашифровать паролем».

В Microsoft Word кнопка называется только «Защитить документ», но в других приложениях она называется примерно так же. Найдите «Защитить книгу» в Microsoft Excel и «Защитить презентацию» в Microsoft PowerPoint. В Microsoft Access вы просто увидите кнопку «Зашифровать паролем» на вкладке «Информация». В остальном шаги будут работать так же.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы хотите ограничить только редактирование документа, вы можете выбрать здесь «Ограничить редактирование», но, как мы уже говорили, это не очень безопасно, и его можно легко обойти. Лучше зашифровать весь документ, если можете.

СВЯЗАННЫЙ: Как создать надежный пароль (и запомнить его)

Введите пароль, которым хотите зашифровать документ. Здесь вам нужно выбрать хороший пароль. Слабые пароли можно легко угадать, взломав программное обеспечение, если кто-то получит доступ к документу.

Предупреждение : вы потеряете доступ к документу, если когда-нибудь забудете свой пароль, так что храните его в безопасности! Microsoft советует записать имя документа и пароль к нему и хранить его в надежном месте.

Когда документ зашифрован, вы увидите сообщение «Для открытия этого документа требуется пароль» на экране информации.

В следующий раз, когда вы откроете документ, вы увидите поле «Введите пароль для открытия файла». Если вы не введете правильный пароль, вы вообще не сможете просмотреть документ.

Чтобы снять защиту паролем с документа, нажмите кнопку «Защитить документ» и снова выберите «Зашифровать паролем». Введите пустой пароль и нажмите «ОК». Office удалит пароль из документа.

Как создать PDF-файл, защищенный паролем

Вы также можете экспортировать документ Office в файл PDF и защитить этот файл PDF паролем. Документ PDF будет зашифрован с помощью указанного вами пароля. По какой-то причине это работает в Microsoft Word, но не в Excel.

Для этого откройте документ в Microsoft Word, нажмите кнопку меню «Файл» и выберите «Экспорт». Нажмите кнопку «Создать PDF / XPS», чтобы экспортировать документ как файл PDF.

Нажмите кнопку «Параметры» в нижней части появившегося диалогового окна сохранения. Внизу окна параметров включите параметр «Зашифровать документ паролем» и нажмите «ОК».

Введите пароль, которым вы хотите зашифровать PDF-файл, и нажмите «ОК».

Когда вы закончите, введите имя PDF-файла и нажмите кнопку «Опубликовать». Office экспортирует документ в PDF-файл, защищенный паролем.

Предупреждение : вы не сможете просмотреть PDF-файл, если забудете пароль. Обязательно отслеживайте это, иначе вы потеряете доступ к своему PDF-файлу.

При открытии PDF-файла вам нужно будет ввести пароль. Например, если вы откроете PDF-файл в Microsoft Edge - средстве просмотра PDF-файлов Windows 10 по умолчанию - вам будет предложено ввести пароль, прежде чем вы сможете его просмотреть. Это также работает в других программах для чтения PDF-файлов.

Эта функция может помочь защитить особо важные документы, особенно если вы храните их на USB-накопителе или в онлайн-хранилище, таком как Microsoft OneDrive.

Однако полное шифрование диска, такое как шифрование устройства и BitLocker на ПК с Windows или FileVault на Mac, более безопасно и безболезненно для защиты всех документов на вашем компьютере, особенно если ваш компьютер украден.