Как создать почтовые этикетки в Word из списка Excel

Вы можете использовать Microsoft Excel для аккуратной организации списка рассылки. Однако, когда вы будете готовы к печати почтовых этикеток, вам потребуется использовать слияние, чтобы создать их в Word из списка Excel. Вот как.

Шаг 1. Подготовьте список рассылки

Если вы уже создали список рассылки в Excel, вы можете смело пропустить этот тест. Если вы еще не создали список, несмотря на отсутствие в Excel функции почтового ярлыка, мы все же настоятельно рекомендуем вам использовать Excel, поскольку он лучше для организации и хранения данных, чем использование таблицы Word.

Первое, что вам нужно сделать, это создать заголовок столбца, соответствующий данным, которые входят в каждый столбец. Поместите эти заголовки в первую строку каждого столбца.

Какие заголовки вы включите, зависит от того, какую информацию вы планируете использовать в почтовых этикетках. Заголовки всегда хороши, но важно знать, какой титул носит человек, прежде чем создавать ярлыки. Кроме того, если ваш список предназначен для компаний, а не для отдельных лиц, вы можете опустить заголовки «Имя» и «Фамилия» и вместо этого указать «Название компании». Чтобы правильно проиллюстрировать шаги, в этом примере мы воспользуемся личным списком рассылки. В наш список войдут следующие заголовки:

  • Имя
  • Фамилия
  • Адрес улицы
  • город
  • состояние
  • Почтовый индекс

Это стандартная информация, которую вы найдете на почтовых этикетках. Вы даже можете вставлять изображения в почтовые ярлыки, если хотите, но этот шаг будет выполнен позже в Word.

СВЯЗАННЫЕ: Как создавать и печатать этикетки в Word

После того, как вы закончите создавать заголовки, продолжайте вводить данные. Когда вы закончите, ваш список должен выглядеть примерно так:

Продолжайте и сохраните свой список, и давайте перейдем в Microsoft Word.

Шаг 2. Настройте ярлыки в Word

Откройте пустой документ Word. Затем перейдите на вкладку «Рассылки» и выберите «Начать слияние».

В появившемся раскрывающемся меню выберите «Ярлыки».

Появится окно «Параметры метки». Здесь вы можете выбрать марку вашей этикетки и номер продукта. По завершении нажмите «ОК».

Контуры ваших ярлыков теперь появятся в Word.

Примечание. Если контуры ваших ярлыков не отображаются, выберите «Дизайн»> «Границы» и выберите «Просмотреть линии сетки».

Шаг третий: соедините свой лист с ярлыками Word

Прежде чем вы сможете перенести данные из Excel на ваши ярлыки в Word, вы должны соединить их. Вернувшись на вкладку «Рассылки» в документе Word, выберите параметр «Выбрать получателей».

Появится раскрывающееся меню. Выберите «Использовать существующий список».

Откроется проводник Windows. Используйте его, чтобы найти и выбрать файл списка рассылки. Выбрав файл, нажмите «Открыть».

Появится окно «Выбрать таблицу». Если в вашей книге несколько листов, они появятся здесь. Выберите тот, который содержит ваш список. Обязательно включите параметр «Первая строка данных содержит заголовки столбцов», если это еще не сделано, а затем нажмите «ОК».

Ваши ярлыки теперь связаны с вашим листом.

Шаг четвертый: добавьте поля слияния писем к ярлыкам

Пришло время добавить поля слияния ваших писем в ярлыки Word. Выберите первую метку, перейдите на вкладку «Рассылки» и нажмите «Блокировать адреса».

В появившемся окне «Вставить блок адреса» нажмите кнопку «Сопоставить поля».

Появится окно «Соответствие полей». Убедитесь, что в группе «Требуется для блока адреса» каждый параметр соответствует столбцу в вашей книге. Например, «Имя» должно совпадать с «Имя» и так далее. Убедившись, что все настроено правильно, нажмите «ОК».

Вернувшись в окно «Вставить блок адреса», просмотрите предварительный просмотр, чтобы убедиться, что все в порядке, а затем нажмите «ОК».

<> теперь появится в вашем первом ярлыке.

Вернитесь на вкладку «Рассылки» и нажмите «Обновить ярлыки».

После выбора <> должен появиться на каждой метке.

Теперь вы готовы выполнить слияние.

Шаг пятый: выполнение слияния

Теперь посмотрим, как происходит волшебство. На вкладке «Рассылки» нажмите «Завершить и объединить».

В появившемся раскрывающемся меню выберите «Редактировать отдельные документы».

Появится окно «Объединить в новый документ». Выберите «Все» и нажмите «ОК».

Ваш список из Excel теперь будет объединен с ярлыками в Word.

Все, что осталось сделать, это распечатать этикетки и разослать почту!