Как защитить книги, листы и ячейки от редактирования в Microsoft Excel

Вы много работали над таблицей. Вы не хотите, чтобы кто-то все испортил. К счастью, Excel предоставляет несколько довольно хороших инструментов для предотвращения редактирования различных частей книги.

Защита в Excel основана на пароле и осуществляется на трех разных уровнях.

  • Книга: у вас есть несколько вариантов защиты книги. Вы можете зашифровать его паролем, чтобы ограничить круг лиц, которые могут его открыть. Вы можете сделать файл открытым только для чтения по умолчанию, чтобы люди могли редактировать его. И вы защищаете структуру книги, чтобы любой мог ее открыть, но им нужен пароль, чтобы переупорядочивать, переименовывать, удалять или создавать новые рабочие листы.
  • Рабочий лист: вы можете защитить данные на отдельных листах от изменения.
  • Ячейка: вы также можете защитить только определенные ячейки на листе от изменения. Технически этот метод включает в себя защиту рабочего листа, а затем освобождение определенных ячеек от этой защиты.

Вы даже можете комбинировать защиту этих разных уровней для получения разных эффектов.

Защитите всю книгу от редактирования

Когда дело доходит до защиты всей книги Excel, у вас есть три варианта: зашифровать книгу паролем, сделать книгу доступной только для чтения или защитить только структуру книги.

Зашифровать книгу паролем

Для лучшей защиты вы можете зашифровать файл паролем. Каждый раз, когда кто-то пытается открыть документ, Excel сначала запрашивает пароль.

Чтобы настроить его, откройте файл Excel и перейдите в меню «Файл». По умолчанию вы увидите категорию «Информация». Нажмите кнопку «Защитить книгу» и в раскрывающемся меню выберите «Зашифровать паролем».

В открывшемся окне «Зашифровать документ» введите свой пароль и нажмите «ОК».

Примечание.  Обратите внимание на предупреждение в этом окне. Excel не предоставляет возможности восстановить забытый пароль, поэтому убедитесь, что вы используете тот, который запомните.

Введите пароль еще раз для подтверждения и нажмите «ОК».

Вы вернетесь к своему листу Excel. Но после того, как вы закроете его, при следующем открытии Excel предложит вам ввести пароль.

Если вы когда-нибудь захотите снять защиту паролем с файла, откройте его (что, конечно, требует, чтобы вы указали текущий пароль), а затем выполните те же действия, которые вы использовали для назначения пароля. Только на этот раз оставьте поле пароля пустым и нажмите «ОК».

Сделать книгу доступной только для чтения

Сделать книгу открытой только для чтения очень просто. Он не предлагает никакой реальной защиты, потому что любой, кто открывает файл, может разрешить редактирование, но он может служить советом быть осторожным при редактировании файла.

Чтобы настроить его, откройте файл Excel и перейдите в меню «Файл». По умолчанию вы увидите категорию «Информация». Нажмите кнопку «Защитить книгу» и в раскрывающемся меню выберите «Зашифровать паролем».

Теперь, когда кто-либо (включая вас) открывает файл, он получает предупреждение о том, что автор файла предпочел бы, чтобы он открывал его как доступный только для чтения, если только им не нужно вносить изменения.

Чтобы удалить параметр только для чтения, вернитесь в меню «Файл», снова нажмите кнопку «Защитить книгу» и выключите параметр «Всегда открывать только для чтения».

Защитите структуру книги

Последний способ добавить защиту на уровне книги - это защитить структуру книги. Этот тип защиты не позволяет людям, у которых нет пароля, вносить изменения на уровне книги, что означает, что они не смогут добавлять, удалять, переименовывать или перемещать рабочие листы.

Чтобы настроить его, откройте файл Excel и перейдите в меню «Файл». По умолчанию вы увидите категорию «Информация». Нажмите кнопку «Защитить книгу» и в раскрывающемся меню выберите «Зашифровать паролем».

Введите свой пароль и нажмите «ОК».

Подтвердите свой пароль и нажмите «ОК».

Кто угодно может открыть документ (при условии, что вы также не зашифровали книгу паролем), но у них не будет доступа к структурным командам.

Если кто-то знает пароль, он может получить доступ к этим командам, перейдя на вкладку «Обзор» и нажав кнопку «Защитить книгу».

Затем они могут ввести пароль.

И становятся доступны структурные команды.

Однако важно понимать, что это действие снимает защиту структуры книги с документа. Чтобы восстановить его, вы должны вернуться в меню файлов и снова защитить книгу.

Защита рабочего листа от редактирования

Вы также можете защитить отдельные листы от редактирования. Когда вы защищаете рабочий лист, Excel блокирует все ячейки от редактирования. Защита вашего рабочего листа означает, что никто не может редактировать, переформатировать или удалять его содержимое.

Щелкните вкладку «Обзор» на главной ленте Excel.

Нажмите «Защитить лист».

Введите пароль, который вы хотите использовать для разблокировки листа в будущем.

Выберите разрешения, которые вы хотите, чтобы пользователи имели для рабочего листа после его блокировки. Например, вы можете разрешить пользователям форматировать, но не удалять строки и столбцы.

Нажмите «ОК», когда закончите выбирать разрешения.

Повторно введите пароль, который вы сделали, чтобы подтвердить, что вы его помните, а затем нажмите «ОК».

Если вам нужно удалить эту защиту, перейдите на вкладку «Обзор» и нажмите кнопку «Снять защиту с листа».

Введите свой пароль и нажмите «ОК».

Ваш лист теперь не защищен. Обратите внимание, что защита полностью снята, и вам нужно будет снова защитить лист, если хотите.

Защитить определенные ячейки от редактирования

Иногда вам может потребоваться защитить только определенные ячейки от редактирования в Microsoft Excel. Например, у вас может быть важная формула или инструкции, которые вы хотите сохранить. Какой бы ни была причина, вы можете легко заблокировать только определенные ячейки в Microsoft Excel.

Начните с выбора ячеек, которые вы не хотите блокировать. Это может показаться нелогичным, но это Office для вас.

Теперь щелкните правой кнопкой мыши выбранные ячейки и выберите команду «Форматировать ячейки».

В окне «Форматирование ячеек» перейдите на вкладку «Защита».

Снимите флажок «Заблокировано».

Затем нажмите «ОК».

Теперь, когда вы выбрали ячейки, для которых хотите разрешить редактирование, вы можете заблокировать остальную часть рабочего листа, следуя инструкциям в предыдущем разделе.

Обратите внимание, что вы можете сначала заблокировать рабочий лист, а затем выбрать ячейки, которые хотите разблокировать, но Excel может немного ошибиться в этом. Этот метод выбора ячеек, которые вы хотите оставить разблокированными, с последующей блокировкой листа работает лучше.