Как уменьшить размер файла презентации PowerPoint

Учитывая, что презентации Microsoft PowerPoint обычно сопровождаются множеством изображений, гифок, встроенных видео, диаграмм, графиков и другого контента, неудивительно, что вы получаете довольно большие файлы. Вот несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы уменьшить размер файла презентации.

Большие файлы могут раздражать. Они занимают много драгоценного дискового пространства, замедляют воспроизведение и могут вызывать возврат электронных писем из-за превышения предельного размера файла. Вы можете предотвратить все это, уменьшив размер файла презентации.

Мы упоминали об этом раньше, но первое, о чем вы должны подумать при рассмотрении вопроса об уменьшении размера файла, - это изображения - и на то есть веская причина. Файлы изображений могут быть довольно большими. Есть шаги, которые вы можете предпринять, чтобы уменьшить размер, например, сжать изображения в презентации. Если вы подозреваете, что причина того, что ваш файл PowerPoint такой большой, связана с изображениями, обязательно прочтите статью, которую мы написали о том, как уменьшить размер документов Office, содержащих изображения.

СВЯЗАННЫЕ: Как уменьшить размер документа Microsoft Word

У нас есть несколько дополнительных советов, которые можно добавить, если вы выполнили эти шаги, но все же нужно уменьшить размер файла презентации.

Преобразуйте вашу презентацию в формат PPTX

Microsoft выпустила формат PPTX в Office 2007. Тем не менее, нередко можно увидеть плавающие файлы PPT. Так в чем разница между файлом PPT и PPTX? Версия PPTX сжимает все содержимое презентации. Если у вас есть файл PPT и вы конвертируете его в файл PPTX, вы заметите уменьшение размера файла.

Преобразовать файл так же просто, как нажать кнопку и выбрать тип файла. Идите вперед и откройте свой файл PPT, перейдите на вкладку «Файл» и нажмите «Конвертировать».

Откроется проводник Windows. Вы заметите, что тип «Сохранить как» установлен как «Презентация PowerPoint». Это тип файла PPTX. Нажмите «Сохранить».

Теперь ваш файл PPT будет преобразован в файл PPTX. Как видите, размер файла уменьшился.

HTG Presentation 2 - это наш файл PPT, а HTG Presentation 3 - это наш файл PPTX. Простое преобразование типа файла уменьшило размер на 335 КБ.

Хотя это не впечатляющее уменьшение размера файла, нам удалось уменьшить размер файла документа Word с 6001 КБ до 721 КБ. Все зависит от того, что находится внутри файла. Если повезет, это будет единственный шаг, который вам нужно сделать. Если нет, продолжайте читать.

Вставьте свои изображения - не копируйте и не вставляйте

Заманчиво скопировать и вставить изображение в PowerPoint вместо использования функции вставки. Это не будет проблемой, если вас не волнует размер файла, но если вы беспокоитесь, то остерегайтесь копирования и вставки - это может переформатировать ваше изображение в BMP или PNG. Почему это проблема? Оба этих формата файлов больше, чем JPG.

На приведенном выше снимке экрана видно, что размер файла PNG составляет 153 КБ по сравнению с файлом JPG размером 120 КБ того же изображения. Каждый раз, когда вы копируете и вставляете файл JPG в PowerPoint, и он преобразуется в PNG, вы добавляете в презентацию немного ненужного размера файла. Использование функции вставки гарантирует, что ваши изображения будут вставлены должным образом.

Редактируйте изображения в редакторе изображений, а не в PowerPoint

Когда вы вставляете изображение в PowerPoint, лучше убедиться, что оно не нуждается в редактировании. Если это действительно требует изменений, вам лучше делать это в графическом редакторе. Почему? Когда вы используете PowerPoint для редактирования изображения, он сохраняет все эти изменения как часть презентации. Например, когда вы меняете изображение на черно-белое, PowerPoint также сохраняет полноцветное изображение. Хранится много лишних укусов.

Если у вас нет редактора изображений (у вас есть) или вы просто должны использовать PowerPoint, обязательно сообщите PowerPoint, чтобы он удалил все эти лишние данные, сохраненные при редактировании. Это не сэкономит вам столько места, как работа в специальном редакторе, но поможет.

Сжать все изображения в презентации

Вы можете сжимать изображения в PowerPoint по одному или все сразу. Если вы хотите сделать последнее, вот как.

Откройте свою презентацию, перейдите на вкладку «Файл» и выберите «Сохранить как» на левой панели.

Затем выберите «Дополнительные параметры», который вы найдете под областью, в которой вы хотите назвать свой файл, и выберите тип файла.

Появится окно «Сохранить как» - на этот раз с несколькими дополнительными параметрами, доступными вам. Рядом с кнопкой «Сохранить» нажмите «Инструменты».

В появившемся раскрывающемся меню выберите «Сжать изображения».

Появится окно «Сжать изображения». Здесь вы можете выбрать тип разрешения изображений (на основе PPI) в презентации. Вы также заметите, что вы не можете выбрать параметр «Применить только к этому изображению» в группе «Параметры сжатия». Это потому, что из-за того, как мы получили доступ к этому инструменту, эта опция недоступна.

Примечание.  Если вы действительно хотите сжать одно изображение, выберите его и затем перейдите в Инструменты работы с рисунками Формат> Сжать изображения.

Когда вы будете довольны своим выбором, нажмите «ОК».

Обязательно сохраните презентацию позже.

Не используйте встроенные шрифты

Мы понимаем, почему вы можете захотеть встраивать шрифты - вы, возможно, делаете презентацию на тему «Звездных войн», и в результате любой, с кем вы можете поделиться презентацией, вряд ли будет иметь доступ к этим специальным шрифтам. Встраивание шрифтов в презентацию может предотвратить проблемы в будущем, но это происходит за счет увеличения размеров файлов.

В целом, если вы не уверены, что вам нужно отображать определенный шрифт, мы рекомендуем отключить встраивание шрифтов.

Перейдите на вкладку «Файл» и выберите «Параметры» в нижней части левой панели.

На вкладке «Сохранить» снимите флажок «Вставить шрифты в файл» и нажмите «ОК».

Мы сохранили копию нашей презентации со всеми встроенными шрифтами, без встроенных шрифтов и только со встроенными шрифтами, использованными в презентации. Посмотрите на разницу, если размеры файлов:

Еще не убедили?

Ссылка на файлы вместо их встраивания

Учитывайте разницу в размере файла, если вы вставляете в презентацию целое видео YouTube, вместо того чтобы делать обратную ссылку на него. Встраивание всего видео значительно увеличит размер вашей презентации. Несомненно, есть некоторые ценные преимущества при встраивании файла по сравнению с привязкой к нему (например, когда получатель может не иметь доступа в Интернет для воспроизведения видео), но если размер файла является проблемой, просто не делайте этого.

Не храните эскиз презентации

Давным-давно Office позволял сохранять миниатюрные изображения презентации, чтобы вы могли предварительно просмотреть файл при поиске в проводнике. Windows стала более сложной, поэтому для этого больше не требуется помощь приложений Office. Но вариант все еще доступен.

Мы провели небольшой тест, чтобы увидеть разницу в размере файла с включенной опцией и без нее. Вот результаты:

С включенной опцией эскизов размер нашего файла составлял 2660 КБ. Без включенной опции размер файла был уменьшен до 2 662 КБ, что в итоге позволило сэкономить 7 КБ.

Это довольно небольшое сохранение, но когда мы протестировали его с документом Word, разница была значительной: 721 КБ без включенной опции и 3247 КБ с включенной опцией.

Хотя это большой разрыв между приложениями, и не совсем понятно, почему разница так велика, этот вариант все же стоит изучить. Чтобы отключить эту функцию, откройте презентацию, перейдите на вкладку «Файл», затем выберите «Свойства» справа, затем «Дополнительные свойства».

Теперь вы окажетесь на вкладке «Сводка» окна «Свойства». Внизу окна снимите флажок рядом с «Сохранить изображение для предварительного просмотра» и нажмите «ОК».

Удалите личную и скрытую информацию из вашей презентации

Microsoft Office будет хранить вашу личную информацию (например, имя автора) и скрытые свойства в вашей презентации. Избавившись от этой информации, вы сэкономите немного места.

Откройте презентацию, перейдите на вкладку «Файл», выберите параметр «Проверить наличие проблем», затем выберите «Проверить документ».

Появится окно «Инспектор документов». Убедитесь, что установлен флажок «Свойства документа и личная информация», а затем нажмите «Проверить».

В следующем окне выберите «Удалить все». Информация будет удалена, что сэкономит вам несколько КБ места.

Отключить автовосстановление

Мы не обязательно рекомендуем это делать, и это следует использовать только в крайнем случае. Автовосстановление - важный инструмент в Office, и если вы когда-либо теряли документ перед сохранением, вы точно понимаете, что мы имеем в виду.

Каждый раз, когда Office использует автовосстановление, он немного увеличивает размер файла. Чтобы отключить автосохранение, перейдите на вкладку «Файл» и выберите «Параметры» в нижней части левой панели.

На вкладке «Сохранить» окна «Параметры» снимите флажок рядом с «Сохранять информацию автосохранения каждые xx минут».

Если вы сохраните и сразу выйдете из презентации, вы не заметите разницы. Однако со временем, по мере того, как вы продолжаете продвигаться по презентации, функция автосохранения добавит КБ в ваш файл.

Скопируйте все в новую презентацию

Пока вы создаете свою презентацию, PowerPoint сохранит различные вещи в фоновом режиме, чтобы помочь вам. Мы упоминали, как отключить многие из этих функций, удалить данные, сохраненные в PowerPoint, и так далее, но всегда есть шанс, что что-то ускользнуло, и PowerPoint сохранил некоторую информацию, которая вам не нужна. Копирование вашего контента в новую презентацию может быть хорошим решением проблемы.

Это может быть немного хлопотно, поскольку в PowerPoint вам нужно будет копировать и вставлять каждый слайд (и мастер-слайды). Как только вы это сделаете, в новой презентации не будет никаких предыдущих фоновых сохранений, информации автосохранения или предыдущих версий файла. В результате вы должны увидеть изменение размера файла.

Хотя мы не можем точно сказать, насколько это уменьшит размер вашего файла, поскольку каждая презентация будет отличаться, попробовать стоит.

Возможность: разархивировать презентацию и сжать ее

Как мы упоминали ранее, файл PPTX - это сжатый файл (поэтому его размер намного меньше, чем у файла PPT старой школы). Это означает, что вы можете открыть его с помощью такого инструмента, как 7-Zip или WinRar, извлечь все файлы из PPTX, добавить их в сжатый архив, а затем переименовать архив в расширение файла PPTX.

Однако у нас были некоторые проблемы.

В ходе тестирования Роба с его документом Word размер файла удалось уменьшить с 721 КБ до 72 КБ. Однако он повредил файл в процессе. В моем тестировании с моим файлом размером 2614 КБ он не повредил его, а только уменьшил его до 2594 КБ - всего 20 КБ. Мы не уверены, что здесь происходит, поэтому, если вы хотите попробовать, убедитесь, что у вас есть резервная копия вашего файла, прежде чем делать это.

Это все наши советы по уменьшению размера презентации PowerPoint. Мы всегда ищем новые и интересные способы уменьшить размер наших файлов, поэтому, если у вас есть какие-либо советы, дайте нам знать в разделе комментариев, и мы будем рады их протестировать!